Międzynarodowe spotkanie ekspertów efektywności osobistejRozmowa z Erickiem Magnussonem, managing directorem IBT Europe oraz Beatą Uytenbogaardt, country managerem IBT Polska dotycząca poprawy efektywności osobistej.
Redakcja: Niedawno spotkali się Państwo w międzynarodowym gronie ekspertów- konsultantów z zakresu efektywności osobistej. Czego dotyczyło to spotkanie?
Eric Magnusson: Spotkanie w Warszawie miało na celu wymianę doświadczeń ekspertów z różnych krajów. Każdy z nas pracuje z klientem biznesowym, a dokładnie z menedżerami i pracownikami niemal każdego szczebla. W swojej pracy obserwujemy zmiany, jakie zachodzą w firmach, także w sferze podejścia do doskonalenia umiejętności. Potem dzielimy się z innymi ekspertami, pracującymi w biurach IBT w różnych krajach na świecie.
Beata Uytenbogaardt: Zaprosiliśmy naszych kolegów z innych krajów do Warszawy z dwóch powodów. Po pierwsze, cenimy ich wiedzę i doświadczenie, a rozmowy na temat dalszego rozwoju programu PEP® są dla nas niezwykle wzbogacające. W ten sposób doskonalimy także naszą pracę trenerów-konsultantów. Po drugie, podczas wspólnych warsztatów i spotkań nieformalnych możemy lepiej się poznać, co ma swoje znaczenie w dalszej współpracy w międzynarodowej firmie, jaką jest IBT.
Czym różni się program efektywności osobistej PEP® proponowany przez IBT od standardowych szkoleń oferowanych na rynku?
E.M.: Przede wszystkim PEP® to nie szkolenie. Nasze podejście do rozwoju umiejętności menedżerów zostało wypracowane przeszło 25 lat temu przez Kerry Gleesona, który zauważył, że są lepsze sposoby na poprawę funkcjonowania w pracy niż udział w szkoleniu. Opracował on program, który łączy dedykowane treningi z indywidualnymi konsultacjami w formie coachingu.
Jakie korzyści może dać współpraca z indywidualnym trenerem-coachem w obszarze biznesu?
E.M.: Okazuje się, że taki rodzaj współpracy jest najlepszym sposobem na wprowadzenie ulepszeń w pracy menedżera oraz osiągnięcie przez niego zamierzonych celów. Ostatecznie realizacja celów biznesowych okazuje się dla wielu naszych klientów najważniejszym argumentem udziału w programie. Dla samych uczestników równie ważny jest osobisty komfort i oszczędność czasu. To także efekty programu PEP®.
W Polsce obserwujemy w ostatnich latach rosnące koszty pracy, a tym samym prowadzenia biznesu. Wielu ekspertów sądzi, że niestety wzrost płac nie łączy się z większą efektywnością pracowników. Czy dla przedsiębiorstw nie jest to sygnał do poszukiwania metod zwiększania efektywności biznesowej?
Beata Uytenbogaardt: Z pewnością tak. Odkąd prowadzimy program w Polsce czyli od 10 lat, widzimy zmiany zachodzące w przedsiębiorstwach. Wcześniej ważne było pozyskanie pracownika bardzo dobrze wykształconego z szeroką wiedzą w danej dziedzinie. Dziś firmy coraz chętniej inwestują w takie umiejętności pracowników i menedżerów, które przekładają się na praktyczne korzyści:
- lepsza wydajność,
- lepsze organizowanie czasu,
- lepsza współpraca z innymi.
Mimo takiego postawienia akcentów nie możemy powiedzieć, że współczesne polskie firmy działają efektywnie z natury rzeczy. Mówił o tym Erik Magnusson i inni konsultanci podczas jednej z sesji naszej konferencji.
E.M.: Zajmujemy się efektywnością menedżerską nieprzerwanie od 26 lat praktycznie na całym świecie. Pierwotnie sądziliśmy, że wraz z postępem technicznym i automatyzacją efektywność menedżerska będzie rosła. To byłoby logiczne. Tak się jednak nie stało. Wprowadzaniu automatyzacji procesów biznesowych nie towarzyszyła bowiem zmiana w samym podejściu do pracy. Weźmy przykład poczty elektronicznej. Jest szeroko stosowana we wszystkich współczesnych firmach. Jednak na palcach można policzyć takie przedsiębiorstwa, które wdrożyły procedury sprawnego stosowania tego narzędzia komunikacji.
My podpowiadamy rozwiązanie: najpierw w towarzystwie profesjonalnego trenera zastanów się, w jaki sposób używasz danych narzędzi. Następnie wprowadź zalecane zmiany, a przekonasz się, że w sposób znaczący wpłynie to na efektywność Twojej pracy, co z kolei przełoży się na biznes Twojej firmy.
Red: Zwracają Państwo uwagę, że program efektywności osobistej PEP jest stosowany od wielu lat w krajach na całym świecie. Czy rzeczywiście jest taki uniwersalny? Przecież praca menedżerów w kulturze kolektywistycznej np. w krajach azjatyckich różni się od pracy w kulturze indywidualistycznej, jaką mamy w Europie?
E.M.: Uniwersalną potrzebą współczesnych menedżerów jest konieczność znalezienia sposobów na radzenie sobie i kontrolę wciąż napływającego strumienia informacji. Coraz częściej nazywane jest to „info-stresem”. Menedżerowie w dzisiejszych czasach muszą podejmować decyzje na podstawie bardzo wielu informacji w coraz krótszym czasie.
To, jak menedżer poradzi sobie z tym wyzwaniem, przesądza często o jego przetrwaniu oraz sukcesie. Problem zaś tkwi nie w samej pracy, ile w nawykach, jakie mamy. Nawyki mogą nam pomagać lub przeszkadzać. Pod tym względem niewiele się różnimy.
B.U.: Tak, wiele nawyków jest uniwersalnych, niezależnych od pochodzenia, zajmowanego stanowiska czy zakresu obowiązków. Są to:
- brak właściwego planowania pracy,
- bałagan w dokumentach i plikach komputerowych,
- brak systemu porządkującego pocztę e-mail,
- rozpraszanie się przy wykonywaniu obowiązków.
Inne zależą od zajmowanego stanowiska. Np. menedżerowie zbyt dużo czasu poświęcają nieefektywnym zebraniom, które zostały nieumiejętnie zaplanowane. Ale największym nawykiem, jaki zdiagnozował Kerry Gleeson, to odkładanie spraw na później.
Co zatem, według Państwa, należy zrobić, żeby działać efektywniej?
B.U.: Rozwiązaniem może być kształtowanie właściwych nawyków w codziennej pracy. Chodzi o to, by menedżerowie na równi ze strategicznym myśleniem o rozwoju firmy, stawali swoją własną efektywność.
Według naszego programu jest kilka zasad, które warto wdrożyć. Są to:
- wykonywanie czynności tylko raz- skoro już się czymś zajmujemy, to zróbmy to do końca od razu
- Poprawa koncentracji dzięki skupianiu się na jednej sprawie w danym momencie
- oraz właściwie czyli realistyczne planowanie pracy.
Wykonywanie w pierwszej kolejności rzeczy trudnych i niemiłych- zazwyczaj okazuje się, że zajmują mniej czasu niż nam się na początku wydawało. Jednak główną zasadą, którą upowszechniamy jest: „Zrób to od razu”. Odkładane sprawy zazwyczaj nie wychodzą nam na dobre i niepotrzebnie zwiększają stres.
Zasady brzmią bardzo prosto, ale cały problem tkwi w ich konsekwentnym stosowaniu. Dlatego konsultant, który pracuje z menedżerem, pomaga przez kilka tygodni w kształtowaniu pozytywnych nawyków- właśnie tych, które sprawiają, że jesteśmy bardziej efektywni.
Dziękuję za rozmowę. Opracowano we współpracy z:
Zadaj pytanie | Drukuj | Wyślij znajomemu | Ulubione | 10 września 2008 |
